Wpisy otagowane ‘metody zarządzania’


Metoda TenStep

czwartek, 30 Lipiec 2009

biznes 10Inaczej mówiąc „Metoda na sukces”. Jest to metoda 10 kroków (ten step), została ona stworzona na przykładzie Project Management Body of Knowledge przez Project Management Institute. Jego zaletami są skalowalność proponowanych rozwiązań i elastyczność.

Podstawową zasadą jest to, iż im większy projekt oraz szczegółowo rozbudowany tym więcej kroków trzeba będzie wykonać krok po kroku. A chodzi tu dokładnie o to aby iść w stronę poszerzenia projektu a nie jak najwcześniejszego jego zakończenia. Nazywanego potocznie metodą gumy.

10 kroków:

  1. Definiowanie zakresu projektu
  2. Tworzenie harmonogramu oraz planowanie budżetu
  3. Zarządzanie planem budżetu i harmonogramem
  4. Zarządzanie problemami krytycznymi.
  5. Zarządzanie zmianą
  6. Zarządzanie komunikacją
  7. Zarządzanie ryzykiem
  8. Zarządzanie ludźmi
  9. Zarządzania jakością
  10. Zarządzania pomiarami

Definiowanie zakresu projektu – chodzi w nim o to aby właściwie i w prosty sposób nazwać oraz opisać, dzięki łatwemu przekazowi informacji łatwiejsze jest porównanie tego co oczekuje sponsor, a co dostarczy mu kierownik projektu. Zagłębiając się bliżej w temat, nie jest wcale łatwe do zrobienia. Bo opisać w kilku zdaniach oczekiwane przez sponsora produkty, które dostarcza zespół projektowy. Ale jeszcze większym utrudnieniem jest aby zapisane informacje były zrozumiała dla każdego z nich tak samo. Ułatwia to słownik pojęć, które są podstawowe oraz jasno jednoznacznie zdefiniowane co będzie akceptowane przez sponsora i kierownika projektu. Dołączamy do tego również kosztorys, czas realizacji, podział obowiązków zespołu na zespół a odbiorców projektu oraz gdzie i w jaki sposób będą one realizowane.

Tworzenie harmonogramu oraz planowanie budżetu – wszystko to co zrobiliśmy w czasie realizacji kroku pierwszego umieszczamy na harmonogramie i tworzymy budżet. Kierownik projektu tworzy poprawną sekwencje czynności, które są niezbędne: diagram sieciowy oraz zasoby do zadań. Są to szablony harmonogramów oraz arkusze wspomagające zrobienie budżetu.

Zarządzanie harmonogramem i budżetem – chodzi w nich o proces, który zarządzana zaplanowanym wcześniej planem. Wymaga on systematycznego przeglądania harmonogramu zaznaczając sytuacje aktualną projektu oraz jego realizacje budżetu. Kierownik projektu powinien stworzyć obserwując tok działań projektu na ścieżkach krytycznych działania pro aktywne, które przeciwdziałają w wyniku działań nie przewidzianych oraz niebezpieczeństwom. Bardzo ważne w tym kroku jest doświadczenie oraz rzetelność pomiarów.

Zarządzanie problemami krytycznymi – ma to na celu korygowanie na bieżąco jeśli wystąpią mniejsze lub większe problemy w zakłócaniu jego pracy. Przypadku gdy wystąpi mały problem do akcji przystępuje kierownik projektu mając do dyspozycji możliwość przesuwania środków oraz sił. W przypadku gdy dojdzie do krytycznego dużego problemu, który wykracza możliwości kierownika projektu jest potrzebna pomoc osób z zewnątrz zazwyczaj jest nią sponsor projektu, prosi się go o zmianę budżetu, zakresu oraz termin zakończenia projektu.

Zarządzanie zmianą – na wstępie trzeba się zagłębić w istotę problemu, czym jest zakres projektu? A jest to krótko ujmując metoda opisu logicznego granic projektu. Czyli co się znajdzie a co się nie znajdzie w projekcie, dostarczone będzie lub nie, daje dane, które będą potrzebne w związku z realizacją projektu i jednostki organizacyjne do niego zaangażowane. Zarządzanie zmianą zakresu projektu, które określa czy to co zatwierdziliśmy w definicji projektu (krok pierwszy) zachował bieżącą wykonalność. Kierownik projektu wyposażony jest w całą gamę wytycznych, które pozwala mu na kompleksowe oraz spójne zarządzanie zmianami. Od formularzy zgłoszeń i analizy zmiany proponowanej kończącej na procedurach identyfikacji wspierającej skutki zastosowanej zmiany oraz utrzymanie statusu quo.

Zarządzanie komunikacją – głównym założeniem jest to aby projekt komunikował swój status. W tym celu organizuje się spotkania statusowe albo raporty. Na podstawie zbieranych danych, raporty, które są przedstawiane kierownikowi projektu a ten szczegółowo przedstawia informacje sponsorowi projektu, ułatwia to systematyczną komunikacje. Szablon raportowania wygląda następująco: Zespół Projektowy – Kierownik Projektu oraz Kierownik Projektu – Sponsor Projektu.

Zarządzanie ryzykiem – czyli inaczej mówiąc proces pro aktywny. Polega on na tym aby przewidzieć ryzyko, które nie miało miejsca ale w każdej chwili zdarzyć się może. Kierownik projektu przez cały cykl projektu powinien na bieżąco monitorować plan ryzyka. Zarządzanie ryzykiem nakazuje prowadzenie szczegółowej analizy i identyfikacji oraz klasyfikacje ryzyka ma to na celu przydział każdemu z nich stopnia ważności wystąpienia ryzyka.

Zarządzanie ludźmi - manager zespołu inaczej mówiąc kierownik projektu. Obejmuje on zagadnienia związane z planowaniem zatrudnień czyli rekrutacja oraz pozyskiwanie z innych placówek, rozwój umiejętności pracowników oraz na bieżąco zarządzanie projektem. Dostępne narzędzia: modele kompetencji, plan przydziału do wyznaczonych zadań oraz formularze zatrudnienia na określone stanowiska.

Zarządzanie jakością – kierownik projektu ma za zadanie przygotować plan działania, tak żeby dostarczony produkt gwarantował odpowiednią jakość. Dla lepszego efektu nawet konieczne jest stworzenie takiego procesu, który zagwarantuje jakość, a ma to na względzie w szczególności monitoring oraz oprogramowanie projektu. W przypadku żeby nie dopuścić do odchylenia założonych wcześniej norm a ułatwia to obiektywna, rzetelna oraz aktualna wiedza dotycząca jakości produktu.

Zarządzanie pomiarami – do jego zadań należy zbieranie pomiarów jako zaawansowany proces zarządzania. Jest on niezbędnym do realizacji projektu, jeśli tylko wystarczy czasu do zgromadzenia i przeanalizowania potrzebnych informacji oraz jego planu do działań korygujących. Dla lepszej efektywności projektu najlepiej zapoznać się z zasadami ustalenia wskaźników wartości, techniki budowania systemu oraz budowania mierników efektywnościowych, kosztowych, jakościowych i harmonogramowych.

Metodyka TenStep jet jedną z wielu metodyk zarządzania projektem. Można powiedzieć też, że jest jedną wielką rodziną metodyk, która tworzy system integralny pod względem procesów, technik oraz narzędzi, które zarządzają procesem.

Tagi: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,


Zarządzanie zleceniami w projekcie

wtorek, 28 Lipiec 2009

Zarządzanie zleceniami w projekcie

Polega on na zdobywaniu dóbr i usług spoza firmy wykonującej projekt. Jest on badany z perspektywy kupującego oraz relacji kupujący – dostawca.

Planowanie zleceń

Jest to proces identyfikacji. Wszystko zależy od tego czy wszystkie elementy są zaspokojone i mogą wyjść na zewnątrz. Muszą się w tym zawrzeć kiedy, jak, co, ile oraz kiedy zamawiać.

Planowanie ofertowania

Przygotowanie dokumentów potrzebnych do ofertowania.

Oferowanie

Zdobywanie informacji od dostawców potencjalnych. Nie wliczających się w koszt projektu.

Selekcja dostawców

Ocenia się zebrane propozycje i ocenia się na podstawie kryterium oceny. Najczęściej nie jest to działanie bezpośrednie. Podane propozycje bardzo często występują w dwóch częściach technicznej i ekonomicznej. Ocena ich przebiega oddzielnie dla każdej ze stron.

Administracja kontraktu

Polega ona na zapewnieniu iż poziom świadczonych usług przez dostawce zgadza się z wymogami kontraktu.

Procesy, które muszą zostać zastosowane: nadzór zmian, raport wykonania, nadzorowanie jakości oraz plan wykonania projektu. Występuje tu także połączenie między postępem, który się dokonał, a zapłatą.

Zamknięcie kontraktu

Jest bardzo podobne po względem obszaru komunikacji do administracji. W obu tych przypadkach dochodzi do weryfikacji produktu oraz administracyjnego zamknięcia.

Tagi: , , , , , ,

Zaszufladkowany do Metodyka PMI   130 komentarzy »

Zarządzanie komunikacją w projekcie

wtorek, 28 Lipiec 2009

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Obejmuje ona procesy, które służą zapewnieniu że termin i właściwe tworzenie, gromadzenie, przechowywanie, rozpowszechnianie oraz usuwanie informacji. Ma to na celu tworzenie więzi między ludźmi, połączenia ideałów oraz informacji potrzebnych żeby osiągnąć sukces. Ważnym elementem jest zwrócenie uwagi na nadawca – odbiorca w modelu. Jak również na techniki prezentacji, rodzaj mediów, pętle sprzężenia zwrotnego, metody zapisu, metody organizowania spotkań oraz bariery komunikacji.

Planowanie komunikacji

Określa potrzeby informacyjne uczestników. Zazwyczaj jest on realizowany w pierwszych fazach projektu.

Dystrybucja informacji

Dotyczy ona udostępniania poszczególnych informacji, wtedy gdy są potrzebne uczestnikom.

Sprawozdania

Służą on temu aby zbierać informacje na temat stopnia wykonania zadań. Ma to na celu informowanie uczestników o toku prowadzenia zasobów projektu.

Administracja

Nazywana jest tez jako administracyjnym zamknięciem. Dotyczy ona projektu albo fazy w kulminacyjnym momencie albo gdy trzeba go odłożyć bo nie jest możliwy jej dalszy ciąg. Wymaga to weryfikacji oraz udokumentowaniu wyników dla określenia jej oceny.

Tagi: , , , , , , ,

Zaszufladkowany do Metodyka PMI   154 komentarzy »

Zarządzanie czasem w projekcie

wtorek, 28 Lipiec 2009

Zarządzanie czasem w projekcie

Obejmuje on wymagane procesy, które zapewniają lepsze ukończenie projektu w jak najlepszym i właściwym czasie.

Procesy:

  • definiowanie działań
  • określenie następstwa
  • szacowanie czasu trwania
  • tworzenie terminarza
  • kontrola terminów

Często bywa tak, że procesy w małych projektach postrzegane są jako jeden.

Definiowanie działań

W jej skład wchodzi dokumentacja i identyfikacja działań, w celu wytworzenia produktów lub elementów muszą zostać wykonane jak zostało to przewidziane w projekcie.

Określenie następstwa

Jakiekolwiek poczynione działania muszą być zrobione w odpowiedniej kolejności dlatego aby ułatwić stworzenie harmonogramu wykonania.

Szacowanie czasu trwania

Chodzi o szacowanie ilości dni do wykonania działania, uwzględniając dni świąteczne, weekendy oraz inne zaplanowane terminy.

Tworzenie terminarza

Uzyskawszy zebrane dane w procesie tworzy się terminarz projektu, do którego dołączane są daty. Jeśli nie są wiarygodne to realizacja w terminie się opóźni.

Kontrola terminów

Jej celem jest wpływanie na czynniki które powodują zmiany oraz zapewniają pozytywny ich wpływ i informowanie gdy występują zarządzone zmiany.

Tagi: , , ,

Zaszufladkowany do Metodyka PMI   125 komentarzy »

Zarządzenie zakresem projektu

wtorek, 28 Lipiec 2009

Zarządzanie zakresem projektu

W swoim zakresie obejmuje proces, który będzie służył gwarancji, że proces zawiera wszystkie elementy prac, które są do zrobienia. Do jego zadań zależy także określanie i kontrolowanie co należy do zakresu projektu a co nim nie jest. Odnosi się do procesu i produktu projektu. A do zakresu odnoszą się funkcje i udogodnienia.

Zachodzące procesy:

  • identyfikacja
  • planowanie zakresu
  • definicja zakresu
  • weryfikacja zakresu
  • nadzór zmian zakresu

Identyfikacja

Jest to ogólnie przyjęte rozpoczęcie projektu jak również weryfikacja i rozpoznanie możliwości przejścia do kolejnej fazy projektu.

Planowanie zakresu

Nazywany jest procesem do tworzenia dokumentu określającego zakres włączający przyszłe decyzje i z określonymi fazami. W przypadku gdy występują pod projekty dla nich także muszą zostać stworzone określone zakresy jak w przypadku projektu.

Definicja zakresu

Polega ona na podzieleniu głównych elementów projektu, które zostały umieszczone w deklaracji na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania komponenty. Ma to na celu zwiększyć bardziej dokładność przewidywanych kosztów, zasobów oraz terminów określanych przez bazę dzięki temu możemy uzyskać pomiary nadzoru oraz wykonania. Im bardziej dokładna definicja zakresu tym lepsza satysfakcja z istoty sukcesu projektu.

Weryfikacja zakresu

Formalny proces zatwierdzenia zakresu projektu przez klientów lub sponsorów. Wymaga ona wykonania przeglądu projektów i dokonania wyników zapewniając że proces został prawidłowo zakończony.

Nadzór zmian zakresu

Niczym się nie różni w specyfice od ogólnego nadzoru zmian.

Tagi: , , , , , , ,

Zaszufladkowany do Metodyka PMI   105 komentarzy »

Zarządzanie integracją projektu

wtorek, 28 Lipiec 2009

Zarządzanie integracją projektu

Zapewnia procesy, które mają za zadanie zapewnić, że elementy znajdujące się w procesie są koordynowane poprawnie. Do jego zadań należy też dokonywanie wyboru pomiędzy przewyższaniem oczekiwań a celami ich zaspakajania oraz wymaganiami ich udziałowców.

Zarządzanie interakcją jest szczególnie potrzebne gdy występuje łączenie się dziedzin projektu ze sobą, w projekcie muszą myć zawarte zmiany, które zaszły w organizacji, zachodzi potrzeba uzgodnienia pomiędzy zakresem projektu a produktu, uwzględniamy również udział specjalistów wydających zezwolenia i certyfikaty.

Do głównych procesów należą:

  • tworzenie planu projektu
  • wykonywanie planu projektu
  • ogólny nadzór zmian

Poszczególny proces działa wspólnie z innymi procesami, każdy z nich chociaż raz występuje we wszystkich fazach projektu.

Tworzenie planu projektu

Jest to zbiorczy dokument, który jest robiony na podstawie innych dokonanych rezultatów w procesach planowania. Używa się go jako przewodnika do tworzenia projektu jak również do jego kontrolowania.

Między podstawą do mierzenia wykonania projektu a jego planem istnieje znaczna różnica, która jest jego częścią. Ponieważ podstawa do mierzenia wykonania projektu się nie zmienia natomiast plan ciągle się zmienia dochodzą nowe informacje i uszczegółowienia. Tylko w jednym przypadku podstawa się zmienia tylko wtedy gdy cała konstrukcja generalna z zakresu i założeń projektu się zmienia.

Czym jest plan projektu? Jest to formalny oraz zatwierdzony dokument, którego używa się do zarządzania oraz nadzoru wykonywanego projektu.

Elementy przedstawienia planu projektów:

  • karta projektu,
  • określić zakres.
  • zapis struktury pracy
  • prowadzenie terminów i kosztów
  • główne kamienie milowe oraz ich terminy
  • główny lub wymagany personel
  • główne czynniki ryzyka
  • plan zakresu lub terminu
  • trudne do rozwiązania problemy lub oczekujące na realizacje decyzje

Inne elementy informacyjne zawiera się planie a jest to zależne od potrzeb i wymagań specyfiki projektu.

Wykonanie planu projektu

To jest podstawy proces który ma na celu realizację planu do którego wykorzystuje się większość zaplanowanego na projekt budżetu.

Ogólny nadzór zmian

Jest to proces związany z zmianami, które przynoszą oczekiwane korzyści przy wpływie na czynniki, zapewniają następowanie po sobie zmian i następnie ich zarządzeniem poprzez mierzenie stopnia realizacji, który ma na celu wpłynąć na wszystkie zmiany w planie, a następnie zmiany wpłyną na zasady.

Tagi: , , , , , , , , , , ,

Zaszufladkowany do Metodyka PMI   2 komentarzy »

Jakość w środowisku projektowym

piątek, 17 Lipiec 2009

Jakość w środowisku projektowym – celem tego jest wytworzenie produktów, zgodnie  z ich zastosowaniem, które zaspokoją potrzeby i oczekiwania jakościowe klienta.

4 składniki zarządzaniem jakością:

  • Systemie Zarządzania Jakością
  • Funkcja  zapewniania jakości
  • Planowaniu jakości
  • Kontroli jakości

Jakość produktów, które powstają w samym projekcie jest wynikiem podwójnej obiektywnej kontroli.

Tagi:

Zaszufladkowany do Komponent, Prince2   110 komentarzy »

Zarządzanie ryzykiem

piątek, 17 Lipiec 2009

Zarządzanie ryzykiem – z uwagi na niepowtarzalność realizowanych parametrów i zmian w otoczeniu, każdy projekt bierze pod uwagę możliwość wystąpienia nieprzewidywalnych zdarzeń, które mogą mieć istotne znaczenie na sposób jego realizacji. Ryzykiem jest niepewność wyniku. Celem tego projektu jest utrzymanie ryzyka w dopuszczalnych ryzach w taki sposób aby był on efektywny racjonalny w kosztach.

3 zasady zarządzania ryzykiem:

  • tolerancja na ryzyko
  • odpowiedzialność za ryzyko
  • przynależność ryzyka (własności)

Parametry ryzyka:

1.Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

2.Oddziaływanie na projekt

3.Bliskość czasowa ewentualnego wystąpienia

Kroki sterowania ryzykiem:

1.Identyfikowanie ryzyka

2.Kategoryzowanie

3.Wyznaczanie właściciela

4.Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia

5.Ocena oddziaływania na projekt

6.Ocena oddalenia w czasie

7.Ocena ryzyka (iloczyn)

8.Wyznaczenie obszaru ryzyka – linii tolerancji

9.Określenie opcji działań

1. zapobieganie

2.ograniczenie

3.przeniesienie na transfer

4.akceptacja

5.działanie zapobiegawcze

10.zalecanie działania właściwego

11.sprawdzenie kosztów ewentualnego działania wiążącego go z ryzykiem oraz z kosztami zmaterializowania go

Tagi: , ,

Zaszufladkowany do Komponent, Prince2   90 komentarzy »

Plany

piątek, 17 Lipiec 2009

Plany – zanim plany zostaną przekazane do realizacji wpierw muszą być zatwierdzone.

3 Poziomy planu:

  • plan projektu
  • plan etapu
  • plan pracy zespołu

czwartym typem planu jest plan naprawczy, który ma na celu zastąpić plan etapu w wyniku zagrożenia istotnymi odchyleniami które przekraczają tolerancję.

Tagi: ,

Zaszufladkowany do Komponent, Prince2   159 komentarzy »

Organizacja

piątek, 17 Lipiec 2009

Organizacja (firma) – do jej zadań należy definiowanie ról i odpowiedzialności osób zarządzających oraz realizujących projekt.

  • Kierownik projektu występuje w roli pracownika, który bierze na siebie obowiązek wytworzenia produktów projektu.
  • projekt na zewnątrz reprezentuje Komitet Sterujący.
  • w skład komitetu sterującego powinny wchodzić wyłącznie osoby takie osoby, które mają odpowiednie możliwości aby przydzielać zasoby do projektu.
  • Prince 2 w głównej mierze opiera się na kontraktach, z tego wynika że w metodzie nie występują polecenia służbowe.
  • na wszystkich członków Komitetu Sterującego spoczywa odpowiedzialność  za nadzór projektu .
  • za prowadzenie projektu odpowiada przewodniczący Komitetu Sterującego.
  • zakaz kumulowania ról, gdyż takie działania mogłyby obniżyć efektywność osób zaangażowanych w projekt.

Czym jest Komitet sterujący?

Komitet Sterujący – jest to organ, który wspiera kierownictwo przedsiębiorstwa w działaniu. W głównej mierze dotyczy podejmowania decyzji strategicznych, obejmujące zakres realizacji w przyszłości. Podejmuje on decyzje przy rozplanowaniu różnych podanych projektów, który ma wejść w życie. Jest również odpowiedzialny za jego monitoring oraz zarządzanie, czyli kontrola na poziomie strategicznym, czy projekt jest realizowany zgodnie z założonymi wcześniej celami, kontrola nad zakresem kosztów oraz czasowych terminów. Ocenianie i akceptacja jest wynikiem konsensusu czyli przy udziale Zespołu Projektowego, który proponuje działania zmierzające do realizacji projektu.

Tagi: , , , , , , , ,

Zaszufladkowany do Komponent, Prince2   1 komentarz »